ERP din fonduri europene: cum livrăm un sistem decontabil, de la ofertă la recepție

ERP-ul apare tot mai des în bugetul proiectelor finanțate: lângă utilajele unei investiții AFIR, ca activ necorporal, în proiectele PNRR de transformare digitală, în POCIDIF sau în programele regionale. Pentru beneficiar, el e o cheltuială ca oricare alta din proiect: trebuie achiziționat corect, livrat la termen, recepționat și decontat. Pentru noi e munca de zi cu zi. Mai jos descriem exact cum lucrăm, de la cererea de oferte până după recepție, ca să știi la ce să te aștepți și ce să ceri oricărui furnizor.

Unde apare un ERP într-un proiect finanțat

În cererea de finanțare, ERP-ul e de obicei o linie de buget, însoțită de o listă de caracteristici: modulele, numărul de utilizatori, felul instalării, aplicațiile cerute (web, desktop, mobil) și serviciile incluse. Lista asta devine apoi caietul de sarcini al achiziției.

Beneficiarii privați cumpără de regulă printr-o procedură competitivă, cu cerere de oferte publicată pe portalul finanțatorului. Ofertele se evaluează pe conformitatea cu caietul de sarcini și, foarte des, pe prețul cel mai mic dintre ofertele conforme. Asta înseamnă două lucruri pentru furnizor: oferta trebuie să răspundă exact la fiecare cerință, iar prețul trebuie să poată fi justificat, componentă cu componentă.

Cum răspundem la caietul de sarcini

Nu răspundem cu «da, se poate» la toată lista. Pentru fiecare caracteristică din caiet scriem cum o îndeplinim, într-una din trei forme:

• există deja în platformă și se configurează pentru beneficiar;
• se adaptează, pornind de la ce există: un raport, un câmp, un flux;
• se dezvoltă pentru proiect, cu termenul ei în calendar.

Lista asta, cerință cu cerință, e și lista după care se face recepția. O ținem de la prima zi, ca la final să nu existe surprize. Dacă o cerință e neclară sau se contrazice cu alta, cerem clarificări în procedură, în scris, înainte de depunere. Răspunsurile din clarificări fac parte din ce am promis.

Prețul îl dăm ferm, defalcat pe componente: nucleul sistemului, modulele cerute, licența, instalarea și migrarea datelor, instruirea și mentenanța. Defalcarea ajută evaluatorul să înțeleagă oferta și ne permite să o justificăm rapid, dacă ni se cere.

De la semnare la recepție

Contractul se semnează de obicei cu o clauză suspensivă, până la avizul finanțatorului pe procedura de achiziție. Din ziua în care contractul intră în vigoare, lucrăm pe un calendar împărțit în etape:

1. Pornirea. Stabilim persoanele de contact, adunăm documentele și datele existente (Excel, exporturi din programele vechi, modelele de rapoarte) și propunem calendarul pe etape.
2. Configurarea și dezvoltarea, pe module, cu livrări intermediare pe care beneficiarul le vede și le încearcă pe parcurs.
3. Migrarea datelor din fișierele și programele de până acum, verificată împreună.
4. Instruirea fiecărui grup de utilizatori, pe datele firmei, cu proces-verbal și lista participanților.
5. Recepția finală: fiecare cerință din caietul de sarcini se verifică pe sistemul instalat, iar rezultatul se trece în procesul-verbal de recepție.

La sfârșitul fiecărei etape primești un raport scris și un proces-verbal. Pentru dosarul de decontare, documentele astea arată că livrarea s-a făcut cum prevede contractul, iar pentru beneficiar înseamnă că nu așteaptă până la final ca să vadă ceva.

Licența, instalarea și datele

Caietele de sarcini din proiectele finanțate au câteva cerințe care se repetă și pe care le tratăm cu grijă, pentru că se verifică și la recepție, și la controlul finanțatorului:

• Licența. Când se cere licență perpetuă, sistemul rămâne al beneficiarului fără un abonament obligatoriu după proiect.
• Instalarea. Pe infrastructura beneficiarului sau pe un server dedicat, închiriat pe numele lui și administrat de noi, după cum cere caietul. Datele rămân în Uniunea Europeană.
• Securitatea. Autentificare în doi pași, roluri și drepturi pe utilizator, jurnalul operațiilor și copii de siguranță zilnice.
• Aplicațiile. Web, desktop pentru Windows și aplicație de telefon pentru lucrul pe teren, când sunt cerute.
• Legăturile cu statul. Facturile trimise în e-Factura, facturile furnizorilor preluate din SPV și, unde e cazul, casele de marcat legate de sistem.

După recepție: mentenanța și sustenabilitatea

Mentenanța inclusă în ofertă curge de la recepție, nu de la semnare, ca beneficiarul să aibă sprijin exact când începe să lucreze singur. Ea cuprinde actualizările, corectarea problemelor și suportul pentru utilizatori, cu timpi de răspuns stabiliți după gravitate: o problemă care oprește lucrul are prioritate față de o întrebare.

Proiectele finanțate au o perioadă de sustenabilitate în care investiția trebuie să funcționeze. Un ERP folosit zilnic e cea mai bună dovadă: rapoartele și indicatorii proiectului ies direct din sistem. După perioada inclusă, beneficiarul poate continua mentenanța cu noi, printr-un contract separat, sau poate lucra mai departe fără ea.

De ce pornim de la Clarvo ERP

Un ERP scris de la zero pentru un singur proiect e scump și riscant, iar termenele proiectelor finanțate nu se negociază. Noi pornim de la Clarvo ERP, o platformă în uz la firme reale, cu recepția din e-Factura, stocurile pe loturi, producția pe documente, trasabilitatea și contabilitatea ținută din documente. Cele mai multe cerințe dintr-un caiet de sarcini obișnuit există deja; pentru proiect se construiește doar diferența specifică. Ce face un ERP în general găsești în articolul ce este un ERP.

Dacă proiectul tău cere un CRM, nu un ERP, am scris separat despre CRM-ul în proiectele cu fonduri europene.

Ce să ai pregătit când ne scrii

Ca să-ți spunem repede și sincer dacă ne încadrăm, ne ajută:

• caietul de sarcini sau lista de caracteristici din cererea de finanțare;
• programul de finanțare și termenul de depunere a ofertelor;
• cum lucrați acum: programele folosite, fișierele Excel, rapoartele de care aveți nevoie;
• câți oameni vor lucra în sistem și unde vreți să fie instalat.

Ne găsești pe pagina de digitalizare cu fonduri europene, unde poți trimite cererea direct, sau prin formularul de contact.