Ce este un ERP: modulele, cine are nevoie de el și cum arată implementarea

Când o firmă crește, apar tot mai multe programe și tabele care nu vorbesc între ele: unul pentru stoc, altul pentru facturi, un Excel pentru producție și contabilitatea ținută separat, de cineva care primește documentele la final de lună. Fiecare cifră se scrie de două sau de trei ori, iar diferențele dintre ele se descoperă târziu. Un ERP e răspunsul la exact problema asta. Mai jos găsești ce înseamnă, ce module are, prin ce diferă de un program de gestiune și cum arată, concret, implementarea.

Ce înseamnă ERP

ERP vine de la Enterprise Resource Planning, adică planificarea resurselor firmei. Resursele sunt marfa din depozit, materiile prime, produsele finite, banii din casă și din bancă, documentele și oamenii. Un ERP le pune pe toate în același sistem, pe aceleași date.

Ideea de bază e simplă: o operație se scrie o singură dată. Când recepționezi marfa, stocul crește, furnizorul apare cu suma de plată, iar nota contabilă se face din același document. Când vinzi, factura scade stocul și apare la încasat. Nimeni nu mai copiază cifre dintr-un program în altul și nimeni nu mai caută la final de lună de unde vine o diferență.

Modulele unui ERP

Un ERP e împărțit pe module, iar fiecare firmă le folosește doar pe cele de care are nevoie. Cele mai des întâlnite:

• Achiziții și recepție. Comenzile către furnizori și recepția mărfii, cu NIR. În România, factura furnizorului vine prin e-Factura, așa că recepția poate porni direct din ea.
• Stocuri și gestiuni. Ce ai, unde și cât valorează, pe depozite sau gestiuni. Pentru alimente, cosmetice sau medicamente, stocul se ține pe loturi, cu data expirării.
• Producție. Ce materii prime intră, ce produse ies, cu bonuri de consum și predări din producție, plus costul real al fiecărui produs.
• Vânzări și facturare. Comenzile clienților, livrările și facturile, trimise în e-Factura, cu stocul scăzut la fiecare factură.
• Trezorerie. Casa, banca și extrasele de cont, cu plățile și încasările legate de facturile lor.
• Contabilitate. Notele contabile generate din documente, registrele și balanța de verificare.

Pe lângă ele, multe firme adaugă un CRM pentru vânzări și relația cu clienții și un modul de resurse umane. Diferența dintre CRM și ERP am explicat-o în ce este un CRM.

ERP, program de gestiune sau program de contabilitate?

Cele trei se suprapun parțial, așa că merită lămurite:

• Programul de gestiune ține evidența stocului: intrări, ieșiri și solduri pe gestiuni. E suficient pentru un comerț simplu.
• Programul de contabilitate ține contabilitatea firmei: note, registre, balanță, declarații. De multe ori îl folosește doar contabilul, din documentele pe care le primește.
• ERP-ul le leagă pe toate și adaugă producția și costurile. Documentul se face o dată, la sursă, iar gestiunea și contabilitatea ies din el.

Cum arată, concret, contabilitatea ținută din documente, de la NIR și factură până la balanță, găsești în articolul despre contabilitatea din documente.

Când are nevoie o firmă de un ERP

Nu orice firmă are nevoie de un ERP. Un birou de consultanță sau o agenție se descurcă foarte bine cu un CRM și cu facturarea. Semnele că ai depășit faza asta sunt destul de clare:

• stocul din program nu bate cu ce e pe raft, iar diferențele se descoperă doar la inventar;
• nu știi exact cât te costă un produs fabricat, cu tot cu materiile prime și pierderi;
• la o reclamație nu poți spune repede din ce lot a plecat marfa și la ce clienți a ajuns;
• aceleași cifre se introduc de două ori, o dată în gestiune și o dată la contabilitate;
• închiderea lunii durează zile întregi, din cauza documentelor care lipsesc sau nu se potrivesc.

Pentru firmele care produc sau distribuie alimente, trasabilitatea pe loturi nu e un lux, ci o obligație. Cum se face pas cu pas, cu exemplul unei fabrici de sucuri, am descris în gestiunea pe loturi.

Cum arată implementarea unui ERP

Implementarea sperie mai mult decât merită, de obicei din cauza poveștilor cu proiecte care au durat ani. La o firmă mică sau mijlocie, cu un sistem care există deja și nu se construiește de la zero, pașii sunt previzibili:

1. Analiza fluxurilor. Cum intră marfa, cum se produce, cum pleacă la client și cine face fiecare pas. Aici se hotărăsc gestiunile, articolele și unitățile de măsură.
2. Configurarea. Gestiunile, nomenclatorul de articole, rețetele de producție, conturile contabile și drepturile fiecărui utilizator.
3. Stocul de pornire. Se importă dintr-un Excel sau CSV, cu cantitățile, costurile și, unde e cazul, loturile și datele de expirare.
4. Legătura cu e-Factura. Facturile furnizorilor vin singure la recepție, iar cele emise pleacă singure în SPV.
5. Instruirea. Fiecare om învață partea lui, pe datele firmei, nu pe un exemplu generic.
6. Prima lună, împreună. Primele documente reale, prima închidere de lună și prima balanță se fac cu sprijin, ca problemele să iasă la suprafață când sunt ușor de reparat.

Clarvo ERP, pe scurt

Clarvo ERP e făcut pentru firmele românești care produc sau distribuie: recepția pornește din factura primită în e-Factura, stocul se ține pe loturi cu valabilitate, producția are bonuri de consum și predări, iar trasabilitatea și rechemarea unui lot se fac din câteva clicuri. Contabilitatea se ține din aceleași documente, până la balanța de verificare. Lângă el lucrează Clarvo CRM, cu clienții, ofertele și facturarea, pe aceleași date.

Clarvo ERP se pornește cu 14 zile de probă la înscriere. Dacă proiectul tău e finanțat din fonduri europene, citește și cum livrăm un ERP din fonduri europene, de la ofertă până la recepție.