Avizul de însoțire a mărfii: când îl faci și cum îl facturezi

Marfa pleacă azi din depozit, iar factura se face la sfârșitul lunii. Sau o muți dintr-un depozit în altul, unde nu e nimic de facturat. În ambele cazuri, pe drum o însoțește un singur document: avizul de însoțire a mărfii. E simplu de completat, dar are câteva reguli care, uitate, se văd la inventar, în decontul de TVA sau la un control în trafic. Mai jos găsești când îl faci, ce scrie pe el, cum îl facturezi și ce note contabile apar.

Ce este avizul de însoțire a mărfii

Avizul de însoțire a mărfii este un document financiar-contabil, cu modelul aprobat prin Ordinul ministrului finanțelor publice nr. 2634/2015 (codul 14-3-6A). Are două roluri: însoțește marfa pe timpul transportului, atunci când nu se emite factura, și stă la baza facturii care urmează. Pentru gestiune, avizul e și documentul de ieșire: marfa scrisă pe el pleacă din stoc în ziua în care pleacă din depozit, nu în ziua în care se face factura.

Când faci aviz

• Livrezi acum și facturezi mai târziu. Cazul cel mai des: un client care primește marfă de mai multe ori pe lună și o singură factură la final, sau o livrare la care prețul ori cantitatea se confirmă la primire.
• Muți marfa între gestiunile tale, de exemplu din depozitul central la un punct de lucru din alt oraș. Nu e o vânzare, deci nu e nimic de facturat, dar marfa trebuie să circule cu un document.
• Trimiți marfa în consignație, la un partener care o vinde în numele tău, sau la prelucrare, la un terț.
• Trimiți mostre sau produse pentru o demonstrație, care se întorc sau se consumă acolo.

Dacă factura se emite odată cu livrarea și pleacă împreună cu marfa, ea însoțește transportul, iar avizul nu mai e necesar.

Ce scrie pe aviz

Pe lângă seria, numărul și data emiterii, avizul are de obicei:

• furnizorul și cumpărătorul sau, la un transfer, gestiunea care primește marfa;
• marfa: denumirea, unitatea de măsură, cantitatea și, de cele mai multe ori, prețul;
• delegatul care transportă marfa, cu numele și actul de identitate;
• mijlocul de transport, cu numărul de înmatriculare;
• semnăturile: cine a expediat, cine a transportat și cine a primit.

Pentru alimente și alte produse cu termen de valabilitate, e bine ca pe aviz să apară și lotul fiecărei linii. Altfel, la o rechemare nu mai știi ce lot a ajuns la ce client. Am explicat de ce contează în articolul despre gestiunea pe loturi și rechemare.

Cum facturezi avizele

Codul fiscal cere ca factura să fie emisă cel târziu până în ziua de 15 a lunii următoare celei în care a avut loc livrarea (art. 319 alin. 16). O marfă plecată pe aviz pe 20 octombrie se facturează până pe 15 noiembrie. După emitere, factura se trimite în e-Factura în termenul legal, ca orice factură către o firmă.

O singură factură poate închide mai multe avize ale aceluiași client: e felul obișnuit de a factura lunar un client care primește marfă de mai multe ori. Pe factură se trec, de regulă, numerele avizelor facturate, ca oricine să poată lega documentele între ele.

Două greșeli de evitat. Prima: să scazi stocul a doua oară. Marfa a ieșit din gestiune pe aviz, iar factura care urmează nu mai e un document de ieșire, ci doar unul de facturare. A doua: să uiți avizele nefacturate la sfârșitul lunii. Pentru TVA contează data livrării, nu data facturii, așa că avizele rămase nefacturate trebuie urmărite; vorbește cu contabilul despre cum le tratați în decontul lunii.

Notele contabile, pe scurt

Contul care face legătura între aviz și factură este 418 «Clienți - facturi de întocmit». Pe exemplul unei vânzări de mărfuri, cu conturile din planul OMFP 1802/2014:

• la aviz, venitul și TVA-ul încă neexigibil: 418 = 707 Venituri din vânzarea mărfurilor, cu valoarea fără TVA, și 418 = 4428 TVA neexigibilă, cu TVA-ul; apoi descărcarea gestiunii, 607 Cheltuieli privind mărfurile = 371 Mărfuri, la costul de ieșire;
• la factură, regularizarea: 4111 Clienți = 418, pentru toată suma, și 4428 = 4427 TVA colectată, pentru TVA.

La produsele finite se schimbă doar conturile de venit și de stoc: 701 în loc de 707 și, la descărcare, 711 = 345. Venitul și ieșirea din stoc se înregistrează o singură dată, la aviz; factura doar mută creanța de pe 418 pe 4111 și TVA-ul de pe 4428 pe 4427.

Avizul și e-Transport

Pentru unele bunuri, transportul se declară în sistemul RO e-Transport înainte să plece marfa, iar codul UIT primit însoțește transportul. Ce bunuri intră în obligație, de la ce cantitate sau valoare și pentru ce fel de transport stabilesc reglementările ANAF, așa că verifică lista pentru marfa ta. Avizul are deja aproape tot ce cere declarația: partenerul, marfa, cantitățile și mijlocul de transport, deci nu le scrii de două ori.

Avizul în Clarvo ERP

În programul de gestiune Clarvo ERP, avizul face parte dintr-un drum întreg, de la comandă la factură:

1. Comanda clientului, făcută de la zero sau dintr-o ofertă acceptată în Clarvo CRM, rezervă marfa când o confirmi; la «Stocuri» vezi stocul, ce e rezervat și ce e disponibil.
2. Avizul se face din comandă, cu PDF-ul lui: seria, părțile, delegatul, mijlocul de transport și loturile, alese pe cel care expiră primul. Marfa iese din stoc, iar nota pe 418 și 4428 se scrie singură.
3. e-Transport: datele declarației vin precompletate din aviz, iar declararea o faci tu.
4. Factura se face din unul sau mai multe avize ale aceluiași client. Stocul nu mai scade a doua oară, iar regularizarea, de pe 418 pe 4111 și de pe 4428 pe 4427, se face singură.

Un aviz se facturează întreg: în Clarvo nu poți factura doar o parte dintr-un aviz. Restul gestiunii, cu recepția din e-Factura, loturile cu valabilitate, comenzile la furnizori și necesarul de achiziții, e descris pe pagina Clarvo ERP, care se pornește cu 14 zile de probă la înscriere.