Contabilitatea care se scrie din documente: de la NIR și factură la extrasul bancar și balanța de verificare

Contabilul unei firme care produce marfă primește, lună de lună, același teanc: facturi de la furnizori, NIR-uri, bonuri de consum, facturi către clienți, extrase de bancă. Din ele scrie notele contabile, apoi verifică balanța. O bună parte din munca asta e mecanică: aceleași documente, aceleași conturi, în fiecare lună. Articolul arată, pe exemplul aceleiași fabrici de lactate inventate («Lactate Exemplu SRL»), ce note rezultă din fiecare document și cum ajung ele în balanța de verificare.

De ce «din documente»

Legea contabilității nr. 82/1991 (art. 6) cere ca orice operațiune economico-financiară să fie consemnată, în momentul efectuării ei, într-un document care stă la baza înregistrării în contabilitate, adică un document justificativ. Nota contabilă nu se inventează: ea traduce un document în conturi. Dacă documentul e deja în sistem (NIR-ul, factura, bonul de consum), traducerea se poate face automat, după reguli fixe, iar contabilul verifică în loc să tasteze.

Conturile vin din planul de conturi general aprobat prin Ordinul ministrului finanțelor publice nr. 1802/2014 (Reglementările contabile privind situațiile financiare anuale individuale și consolidate). În exemplu apar clasele 2 (imobilizări, aici amortizarea), 3 (stocuri), 4 (terți: furnizori, clienți, TVA), 5 (bancă și casă), 6 (cheltuieli) și 7 (venituri).

Notele din fiecare document, pe exemplul fabricii

Iată ce scrie Clarvo ERP singur, pentru fiecare document din octombrie al firmei de exemplu:

• NIR-ul din factura de lapte (Ferma Exemplu SRL): 301 Materii prime = 401 Furnizori, cu valoarea fără TVA, și 4426 TVA deductibilă = 401 Furnizori, cu TVA-ul. Articolele poartă gestiunea, articolul și lotul.
• Bonul de consum (laptele dat în producție): 601 Cheltuieli cu materiile prime = 301 Materii prime, la costul ieșirii.
• Predarea din producție: 345 Produse finite = 711 Venituri aferente costurilor stocurilor de produse pentru telemea și 346 Produse reziduale = 711 pentru zer.
• Factura către client (LEX 228, Magazin Exemplu SRL): 4111 Clienți = 701 Venituri din vânzarea produselor finite, 17.200,00 lei, și 4111 Clienți = 4427 TVA colectată, 1.892,00 lei; apoi descărcarea stocului, 711 = 345, pe fiecare lot ieșit (T-0926, T-1002, U-1003). Nota are 29.656,48 lei pe debit și tot atât pe credit.
• Încasarea și plata: 5121 Conturi la bănci în lei = 4111 Clienți când clientul plătește și 401 Furnizori = 5121 când plătești ferma.

Fiecare notă păstrează legătura cu documentul din care vine. Dacă documentul se stornează, nota se stornează odată cu el; nu se șterge nimic pe tăcute.

Ce rămâne pentru nota manuală

Nu tot ce intră în contabilitate vine dintr-un document de vânzare sau de cumpărare. Amortizarea unui utilaj, o regularizare sau o corecție cerută de contabil se scriu ca notă manuală, cu explicația ei. În exemplul nostru: amortizarea liniei de pasteurizare, 6811 Cheltuieli de exploatare privind amortizarea imobilizărilor = 2813 Amortizarea instalațiilor și mijloacelor de transport, 1.250 de lei. O notă manuală care nu e echilibrată, cu debitul diferit de credit, nu se salvează.

Extrasul bancar: CAMT.053 și MT940

Banca îți poate da extrasul de cont și ca fișier, nu doar ca PDF. Formatele uzuale sunt CAMT.053, din standardul internațional ISO 20022 (un fișier XML), și MT940, formatul mai vechi al rețelei SWIFT; unele bănci oferă și exporturi CSV. Avantajul fișierului e că fiecare linie are deja data, suma, contrapartida și detaliile plății, gata de citit de un program.

În Clarvo ERP, pagina Banca importă extrasele în aceste formate: încarci fișierul, vezi o previzualizare și confirmi. Pentru extrasul de exemplu (nr. 194, din 5 octombrie) apar soldul inițial de 61.480,35 lei, încasările de 26.229,30 lei, plățile de 27.211,90 lei și soldul final de 60.497,75 lei, iar dedesubt fiecare linie: încasările de la trei clienți, plățile către doi furnizori și un comision bancar. Legarea liniilor de facturi (potrivirea plăților) vine în curând; până atunci, liniile stau la «De potrivit», cu toate detaliile plății la vedere.

Balanța de verificare: cum o citești

Balanța de verificare adună, pentru fiecare cont, soldul de la începutul anului, rulajele lunilor anterioare, rulajele perioadei și soldul final, pe debit și pe credit. Primul lucru pe care îl verifici e echilibrul: totalul debitelor trebuie să fie egal cu totalul creditelor, pe fiecare pereche de coloane. Dacă nu sunt egale, o notă e greșită.

În exemplu, balanța sintetică pe octombrie are 21 de conturi, rulaje curente de 279.669,85 lei pe fiecare parte și solduri finale de 103.932,45 lei, debitoare egale cu creditoare. Se citește repede: în clasa 3 vezi stocul rămas (de exemplu, 22.213,90 lei în produse finite), în 4111 cât au de plătit clienții (18.507,60 lei), iar în 401 cât datorezi furnizorilor.

Din balanță deschizi fișa oricărui cont, cu fiecare mișcare și documentul ei, iar registrul-jurnal arată toate notele în ordine cronologică. Balanța analitică desface conturile pe gestiuni și pe parteneri, acolo unde ai nevoie de detaliu.

Ce rămâne la contabil

Notele scrise automat nu înlocuiesc contabilul. El stabilește politicile (metoda de evaluare a stocurilor, conturile folosite pentru fiecare categorie de cheltuieli), verifică balanța și închide luna. Declarațiile fiscale, precum D300, D394 sau D406, nu se generează azi în Clarvo; contabilul le face în programul lui, din aceleași date. Ce câștigă e timpul: nu mai tastează documentele, le verifică.

Cum arată în Clarvo ERP

Notele scrise singure, nota manuală, balanța de verificare, fișa contului, registrul-jurnal, încasările și plățile, TVA la încasare și Banca sunt în pachetul Contabil din Clarvo ERP, peste gestiunea pe loturi descrisă în articolul despre trasabilitate și rechemare. Clarvo ERP se pornește la cerere, cu implementarea potrivită firmei, de la 199 lei pe lună, cu TVA inclus; pachetele sunt pe pagina Prețuri, iar lista modulelor pe pagina Module.