Gestiunea pe loturi, pas cu pas: trasabilitate, FEFO și rechemare (exemplul unei fabrici de lactate)

Într-o fabrică de lactate, întrebarea «din ce lapte e făcută telemeaua asta și la cine a ajuns?» nu e una teoretică. O pune un client care a găsit o problemă, o pune un inspector sanitar-veterinar sau o pui chiar tu, când furnizorul de lapte te anunță că un lot trebuie verificat. Diferența dintre o după-amiază liniștită și o săptămână de căutat prin hârtii e un singur lucru: dacă stocul e ținut pe loturi.

Articolul arată, pe un exemplu complet, cum arată gestiunea pe loturi într-o firmă mică sau mijlocie care produce ori distribuie marfă cu termen de valabilitate, de la recepția laptelui până la rechemarea unui lot. Cifrele sunt de demonstrație, pe o firmă inventată, «Lactate Exemplu SRL».

Ce înseamnă, concret, gestiunea pe loturi

Un lot este o cantitate de produs obținută, fabricată sau ambalată în condiții practic identice: laptele venit de la un furnizor într-o zi, telemeaua dintr-o șarjă, urda făcută dintr-un anumit zer. Lotul are un cod, o dată de producție sau de recepție și, de regulă, o dată de expirare. Pentru alimente, mențiunea care identifică lotul pe ambalaj e reglementată la nivel european, prin Directiva 2011/91/UE.

A ține stocul pe loturi înseamnă că fiecare mișcare (intrarea, consumul în producție, predarea produsului finit, vânzarea, transferul, inventarul) poartă codul lotului. Stocul nu mai e doar «1.310 kg de telemea», ci «350 kg din lotul T-1002, care expiră pe 1 noiembrie, și 960 kg din lotul T-1004, care expiră pe 3 noiembrie». Diferența pare un detaliu până în ziua în care ai nevoie de ea.

Ce cere legea: un pas înapoi, un pas înainte

Pentru alimente, regula de bază e în Regulamentul (CE) nr. 178/2002. Articolul 18 cere ca trasabilitatea să fie asigurată în toate etapele producției, prelucrării și distribuției, iar operatorii să poată identifica atât de la cine au primit un aliment sau un ingredient, cât și căror firme le-au livrat produsele. Informațiile trebuie puse la dispoziția autorităților, la cerere. Articolul 19 stabilește ce faci când un aliment nu respectă cerințele de siguranță: îl retragi de pe piață, informezi autoritățile competente și, dacă a ajuns deja la consumatori, îl rechemi.

Regulamentul nu impune un anumit program și nici o anumită formă a evidenței. Cere un rezultat: să poți răspunde repede și exact. În România, autoritatea competentă pentru siguranța alimentelor este ANSVSA; procedurile pentru sectorul tău le stabilești cu ea și cu responsabilul de siguranță alimentară. Articolul nu e consultanță juridică, ci un exemplu de organizare a evidenței.

Recepția: lotul intră odată cu factura

Primul loc în care se pierde trasabilitatea e recepția. Marfa intră, cineva notează cantitatea, iar lotul rămâne pe avizul din camion. Din 2024, facturile dintre firmele din România trec prin sistemul național RO e-Factura (OUG nr. 120/2021; vezi ghidul ANAF), deci factura furnizorului ajunge în SPV odată cu marfa sau înaintea ei. Din ea se poate pregăti recepția fără să retastezi liniile.

Recepția se documentează prin nota de recepție (NIR); Ordinul ministrului finanțelor publice nr. 2634/2015 stabilește elementele minime ale documentelor financiar-contabile, inclusiv ale notei de recepție. În Clarvo ERP, facturile primite în SPV care conțin marfă apar la «De recepționat». Legi o singură dată produsul furnizorului de articolul tău (de exemplu, «Lapte de vacă crud, bidon 50 l» devine «Lapte de vacă», în litri), iar Clarvo ține minte legătura pentru data viitoare.

La NIR completezi gestiunea, lotul și data expirării; când furnizorul le trece pe factură, Clarvo le citește de acolo. Unitățile se potrivesc singure: dacă ferma facturează bidoane de 50 de litri, spui o singură dată câți litri are un bidon, iar recepția următoare intră direct în litri. Pentru lapte poți ține pe lot și grăsimea și proteina. În exemplul nostru, primul lot, L-1001, are 10.000 de litri de la Ferma Exemplu SRL, recepționați pe 1 octombrie, cu 3,8% grăsime și 3,3% proteină.

Producția: laptele devine telemea, zerul devine urdă

În producție, trasabilitatea se ține prin două documente simple. Bonul de consum scoate din depozit materia primă, pe loturile ei: pe 2 octombrie, cei 10.000 de litri din L-1001, împreună cu cheagul, culturile și sarea. Predarea din producție aduce în stoc ce a ieșit: 1.200 kg de telemea în lotul T-1002 și 8.500 de litri de zer în lotul Z-1002, fiecare cu valabilitatea lui.

Zerul nu e o pierdere, ci un coprodus. A doua zi intră din nou în producție, iar din el rezultă 350 kg de urdă, în lotul U-1003. Legătura nu se rupe: din U-1003 ajungi la Z-1002, iar de acolo la laptele L-1001 și la furnizorul lui.

Vânzarea: iese întâi lotul care expiră primul

Regula practică în industria alimentară se numește FEFO (first expired, first out): la livrare iese întâi lotul cu cea mai apropiată dată de expirare, nu cel intrat primul. Nu e o obligație scrisă în lege, ci felul în care eviți să arunci marfă expirată.

Exemplu: factura LEX 228 către Magazin Exemplu SRL cuprinde 500 kg de telemea. În stoc mai sunt 300 kg dintr-un lot din septembrie, T-0926, care expiră mai devreme. Clarvo scoate întâi cele 300 kg din T-0926, apoi 200 kg din T-1002, iar factura rămâne legată de ambele loturi. Dacă stocul nu ajunge, afli înainte să emiți factura, nu la inventar.

O confuzie frecventă: FEFO hotărăște ce lot pleacă, nu cu ce cost. Costul ieșirii se calculează după metoda aleasă de firmă, cost mediu ponderat sau FIFO, iar asta e o decizie contabilă separată.

Rechemarea: un raport, nu o zi de căutat

Să zicem că ferma te anunță că laptele din L-1001 trebuie verificat. Întrebarea legii, «căror firme le-ai livrat?», devine un singur ecran. Fișa lotului T-1002 arată de unde vine (laptele L-1001, cu NIR-ul de la Ferma Exemplu) și unde a ajuns: 850 kg livrate la patru clienți, pe patru facturi (Magazin Exemplu 200 kg, Hotel Exemplu 120 kg, Distribuție Exemplu 450 kg, Brutăria Demo 80 kg), plus 350 kg rămase în depozit, pe care le blochezi pe loc, ca să nu mai plece la nimeni.

Raportul se descarcă în CSV sau Excel, cu datele de contact ale fiecărui client, ca să poți suna imediat și să ai ce trimite autorității. Merge și invers: pornești de la urdă și ajungi la laptele din care s-a făcut.

Cinci greșeli care strică trasabilitatea

• Lotul scris doar pe hârtie. Dacă lotul nu intră în evidență la recepție, nu mai apare nicăieri mai departe.
• Loturi amestecate fără document. Când două loturi de lapte intră în aceeași cuvă, bonul de consum trebuie să le cuprindă pe amândouă, altfel lanțul se rupe exact acolo.
• Coprodusele uitate. Zerul și resturile refolosite au și ele loturi; fără ele, produsul secundar nu mai are origine.
• Corecturi care șterg. O greșeală se corectează cu un document de stornare, cu urmă, nu cu o ștergere pe care n-o mai vede nimeni.
• Stocul negativ «temporar». Dacă evidența te lasă să vinzi ce nu ai, loturile se completează din memorie, iar raportul de rechemare nu mai e de încredere.

Cum arată asta în Clarvo ERP

Clarvo ERP ține stocul pe gestiuni și loturi, cu valabilitatea fiecăruia: NIR din facturile primite în SPV, consum, predare din producție, transfer, inventar, declasare și stornare, ieșirile pe primul lot care expiră, verificarea stocului la emiterea facturii, trasabilitatea și raportul de rechemare, plus importul stocului de pornire dintr-un fișier. Pachetul Contabil adaugă notele contabile scrise singure din aceste documente; despre asta am scris în articolul contabilitatea care se scrie din documente.

Clarvo ERP se pornește la cerere, cu implementarea potrivită firmei, de la 199 lei pe lună, cu TVA inclus (toate prețurile). Clienții, furnizorii, produsele și facturile sunt aceleași cu cele din restul Clarvo; vezi și toate modulele, pe produse.