Ce este SAF-T (D406) și cum îl generezi

De când ANAF a cerut declarația D406, multe firme au descoperit că un singur fișier poate scoate la iveală tot ce e în neregulă în contabilitate: un client fără cod fiscal, un cont legat greșit, o factură fără codul de TVA. SAF-T nu e o declarație ca celelalte, în care treci câteva totaluri: e contabilitatea firmei, trimisă ca fișier. Mai jos găsești ce înseamnă, cine o depune și cât de des, ce date cuprinde, unde apar de obicei erorile și cum generezi fișierul, pas cu pas.

Ce înseamnă SAF-T

SAF-T vine de la Standard Audit File for Tax, adică fișierul standard de control fiscal. E un format pornit de la recomandările OCDE și folosit de mai multe țări europene, ca administrația fiscală să primească datele contabile ale firmelor într-o formă comună, pe care o poate citi și verifica automat.

În România, fișierul se depune ca declarația informativă D406, introdusă prin Ordinul președintelui ANAF nr. 1783/2021. E un fișier XML, construit după o schemă publicată de ANAF, care se actualizează din când în când; la fiecare versiune nouă, programul care face fișierul trebuie să țină pasul. Declarația nu calculează niciun impozit și nu înlocuiește decontul de TVA sau alte declarații: e informativă. ANAF poate însă compara datele din ea cu cele din celelalte declarații și din e-Factura, așa că diferențele ies la iveală.

Cine depune D406 și de când

Obligația a venit pe rând, după mărimea firmei, pentru cei care țin contabilitate în partidă dublă:

• contribuabilii mari, din 1 ianuarie 2022;
• contribuabilii mijlocii, din 1 ianuarie 2023;
• contribuabilii mici, adică majoritatea firmelor, din 1 ianuarie 2025.

Categoria în care se află firma o stabilește ANAF, după cifra de afaceri și alte criterii, și se poate schimba de la un an la altul. Contabilul tău știe în ce categorie ești și de când ai obligația. Pentru cazurile speciale, cum sunt o firmă nou înființată, una în lichidare sau una fără activitate, merită să întrebi separat: regulile au amănuntele lor.

Lunar sau trimestrial, și până când

Partea principală a declarației, cu contabilitatea perioadei, se depune cu aceeași periodicitate ca decontul de TVA: lunar, dacă firma depune decontul lunar, sau trimestrial, dacă îl depune trimestrial. Firmele care nu sunt plătitoare de TVA o depun trimestrial. Termenul e ultima zi a lunii care urmează perioadei raportate: D406 pentru octombrie se depune până la sfârșitul lui noiembrie, iar cea pentru trimestrul al treilea, până la sfârșitul lui octombrie.

Pe lângă ea, SAF-T mai are două părți, depuse separat:

• activele, adică mijloacele fixe, cu intrările, ieșirile și amortizarea lor, depuse o dată pe an;
• stocurile, cu mișcările lor, depuse doar la cererea ANAF, în termenul din cererea ei.

Ce date cuprinde fișierul

Fișierul lunar sau trimestrial are, în mare, trei părți. Prima e un fel de nomenclator: planul de conturi al firmei, cu soldurile, clienții și furnizorii, cu codul fiscal și adresa lor, codurile de taxă folosite pentru TVA și, unde e cazul, produsele. A doua e registrul-jurnal: toate notele contabile ale perioadei, cu fiecare cont debitat și creditat. A treia cuprinde documentele: facturile emise și primite, cu liniile și TVA-ul lor, plus încasările și plățile.

Un amănunt care contează: conturile din planul firmei nu ajung în fișier așa cum sunt. Fiecare cont, inclusiv analiticele, trebuie legat de un cont din nomenclatorul ANAF pentru SAF-T. Dacă un cont nu are corespondent, fișierul nu trece de validare.

Unde apar de obicei erorile

Cele mai multe probleme cu D406 nu vin din programul care face fișierul, ci din datele de zi cu zi, adunate în ani de lucru. Cele mai des întâlnite:

• parteneri fără cod fiscal corect: un client sau un furnizor introdus doar cu numele, fără CUI, apare în declarație ca persoană neidentificată, iar ANAF nu-i poate potrivi tranzacțiile;
• parteneri fără localitate sau țară: adresa e obligatorie în declarație;
• conturi fără corespondent SAF-T: un analitic nou, creat în grabă, rămâne nelegat de nomenclatorul ANAF;
• linii de TVA fără cod de taxă: fiecare sumă de TVA trebuie să poarte codul ei, după cotă și după felul operațiunii;
• luna încă deschisă: dacă notele se mai schimbă după ce ai făcut fișierul, ce ai depus nu mai bate cu contabilitatea.

De aceea merită verificat înainte de a genera fișierul, nu după ce DUKIntegrator îți dă o listă lungă de erori.

Cum generezi fișierul, pas cu pas

Indiferent de programul de contabilitate, drumul e același:

1. Închizi luna, după ce ai înregistrat toate documentele și ai verificat balanța.
2. Verifici datele: partenerii, legătura conturilor cu nomenclatorul SAF-T, codurile de taxă.
3. Generezi fișierul XML din programul de contabilitate, pentru luna sau trimestrul de raportat.
4. Îl validezi cu DUKIntegrator, programul gratuit al ANAF, de pe pagina SAF-T de pe anaf.ro: alegi declarația D406 și fișierul, apoi apeși «Validare». Dacă apar erori, le repari în contabilitate și generezi din nou.
5. Semnezi și depui: când validarea trece, DUKIntegrator face PDF-ul declarației, pe care îl semnezi cu certificatul digital și îl depui prin SPV sau pe e-guvernare.ro.

D406 în Clarvo ERP

În pachetul Contabil din Clarvo ERP, contabilitatea se ține din documente: NIR-urile, facturile, încasările și plățile își scriu singure notele. Datele pentru D406 sunt deci deja acolo, iar pagina Declarația SAF-T (D406) are doi pași:

• «Verifică» caută ce ar strica declarația (parteneri fără cod fiscal sau fără localitate, conturi fără corespondent SAF-T, produse fără cod, luna deschisă) și îți dă, la fiecare problemă, linkul unde se repară;
• «Generează fișierul» face XML-ul declarației pe schema ANAF, versiunea 2.4.9, și îl păstrează în istoric, cu data, mărimea și amprenta lui.

Periodicitatea, lunar sau trimestrial, o alegi o dată, în setările ERP. Spus pe față: Clarvo nu depune declarația și nu o semnează; validarea și depunerea le faci cu DUKIntegrator, ca până acum. Partea anuală pentru active și cea pentru stocuri nu sunt în Clarvo, la fel decontul de TVA (D300) și declarația D394.

Cum arată pagina și ce verifică, pe larg, găsești la declarația D406 în Clarvo. Clarvo ERP se pornește cu 14 zile de probă la înscriere. Ce înseamnă contabilitatea scrisă din documente, de la NIR la balanță, am explicat în articolul despre contabilitatea din documente.