Ce este un WMS și când îi trebuie unei firme mici

Programul de gestiune îți spune că ai 40 de bucăți dintr-un articol. Nu-ți spune însă unde sunt: pe raftul de lângă ușă, pe cel din spate sau împărțite pe trei rafturi. Cât timp depozitul e mic și îl știe un singur om, întrebarea nu contează. Când cresc comenzile, articolele și oamenii, ea devine întrebarea care costă cel mai mult timp. La ea răspunde un WMS. Mai jos găsești ce este un WMS, prin ce diferă de programul de gestiune, ce face pas cu pas și după ce semne îți dai seama că îți trebuie unul.

Ce este un WMS

WMS vine de la Warehouse Management System, adică sistemul de administrare a depozitului. E programul care ține evidența locului fiecărei mărfi: pe ce raft, pe ce nivel și în ce poziție stă fiecare articol și fiecare lot. Pe lângă evidență, un WMS ghidează munca din depozit: îi spune omului unde să pună marfa recepționată, de unde s-o culeagă pentru o comandă și ce să numere.

WMS-urile mari, pentru centrele logistice, fac mult mai mult: planifică valuri de culegere pentru sute de oameni, conduc utilaje și benzi automate. O firmă de producție sau de distribuție are nevoie, de cele mai multe ori, de partea de bază: locații, punere pe raft, culegere, mutări și numărare.

Gestiune și WMS: două întrebări diferite

Programul de gestiune răspunde la «cât am și cât valorează». Ține stocul pe gestiuni și pe loturi, cu documentele lui: NIR-ul, avizul, bonul de consum, inventarul. Din aceleași documente se scriu notele contabile. WMS-ul răspunde la «unde stă». Un lot de 40 de bucăți poate sta pe un singur raft sau pe trei, fără ca stocul gestiunii să se schimbe.

De aceea, într-un WMS bine făcut, mutarea mărfii de pe un raft pe altul nu e o operațiune contabilă. Marfa nu iese din gestiune și nu intră în alta: își schimbă doar locația. Cele două evidențe se întâlnesc la recepție, la livrare și la inventar.

Ce face un WMS, pas cu pas

1. Locațiile. Depozitul se împarte în zone, rafturi, niveluri și poziții, iar fiecare locație primește un cod și o etichetă cu cod de bare sau QR.
2. Punerea pe raft. După recepție, marfa intrată așteaptă locația. Omul o duce la raft, scanează eticheta raftului și confirmă cantitatea. Un WMS bun îi propune raftul pe care articolul a stat ultima dată.
3. Mutările. Marfa se mută de pe un raft pe altul când se reorganizează depozitul sau când se eliberează un loc aproape de rampă.
4. Culegerea. Pentru o comandă, WMS-ul face lista de culegere: articolele, cantitățile și rafturile, în ordinea traseului. La marfa cu termen de valabilitate, lotul se alege după o regulă, de obicei cel care expiră primul.
5. Numărarea pe raft. În loc să numeri tot depozitul într-o zi, numeri raft cu raft, iar diferențele apar pe locația unde s-au produs.

Cum codifici locațiile

Un cod de locație trebuie să se citească ușor, și pe etichetă, și strigat peste rafturi. Un tipar des folosit e raft, poziție, nivel: A-02-1 înseamnă raftul A, poziția 02, nivelul 1, de jos. Zona, de pildă «zona uscată» sau «rampa», se ține separat. Câteva reguli care ajută:

• pornești simplu: rafturile și nivelurile ajung la început; pozițiile le adaugi unde chiar ai nevoie de ele;
• numerotezi în ordinea în care mergi, ca traseul culegerii să fie și ordinea codurilor;
• etichetele se lipesc la nivelul ochilor sau pe grinda raftului, acolo unde se pot scana fără scară;
• o locație goală rămâne locație: nu o ștergi când se golește, doar când dispare raftul.

Când îi trebuie unei firme mici un WMS

Un WMS nu e doar pentru depozitele uriașe. Câteva semne că firma ta a ajuns în punctul în care îi folosește:

• mai mulți oameni culeg comenzi, iar doar unul știe unde stă fiecare articol;
• se pierde timp căutând marfa pe care programul o arată în stoc;
• marfa recepționată stă pe jos zile întregi, pentru că nu e clar unde se pune;
• la livrare pleacă articolul greșit sau lotul greșit, mai ales la marfa cu termen;
• inventarul oprește depozitul o zi întreagă, iar diferențele nu spun pe ce raft au apărut.

Invers, dacă ai un singur depozit mic, puține articole și un singur om care pregătește comenzile, un WMS adaugă pași fără să aducă mare lucru. Acolo ajunge o gestiune pe loturi bine ținută, ca cea descrisă în articolul despre gestiunea pe loturi și rechemare.

Depozitul pe rafturi în Clarvo ERP

În programul de gestiune Clarvo ERP, depozitul pe rafturi e un WMS de bază, construit peste gestiune. Îl pornești pe fiecare gestiune, cu «Gestiune cu locații»; fără el, gestiunea lucrează ca până acum:

• locațiile pe zone, rafturi, niveluri și poziții, făcute și în serie («raftul A, 10 coloane × 4 niveluri»), cu etichete de raft cu cod de bare și QR;
• «De pus pe raft» după recepție și mutările între rafturi, fără notă contabilă;
• «Listă de culegere» pentru un aviz sau o comandă a clientului, în ordinea traseului, cu lotul ales după regula gestiunii;
• numărarea pe raft, cu diferențele duse spre inventarul gestiunii;
• pagini gândite pentru telefonul din depozit: scanezi eticheta raftului cu camera sau cu un cititor cu fir.

Spus pe față: e un WMS de bază, nu unul pentru un centru logistic mare. Se scanează eticheta locației, iar articolul îl alegi din listă, nu-i scanezi codul de bare. Stocul și contabilitatea gestiunii nu se schimbă: locațiile arată doar unde stă marfa. Tot ce face, cu capturile din aplicație, găsești pe pagina programul WMS. Clarvo ERP se pornește cu 14 zile de probă la înscriere.